Proses Pembuatan Visa ke Jepang

Bulan depan, saya dan istri merencanakan untuk liburan ke Jepang. Awalnya hanya iseng-iseng datang ke Garuda Travel Fair (GATF) di tanggal 9 Oktober 2016 di JCC Senayan. Sebetulnya kedatangan ke GATF ini karena didorong oleh rasa penasaran akibat sering baca di internet mengenai penulis-penulis yang berhasil mendapatkan tiket murah di acara Travel Fair seperti GATF.

Singkat cerita, saya berhasil memperoleh tiket di counter Obaja tour yang menurut saya cocok dengan budget. Untuk tiket trip Jakarta-Denpasar-Osaka dan Tokyo-Denpasar-Jakarta, saya mendapatkan tiket seharga Rp 11,5 juta untuk berdua.

Empat bulan kemudian, urusan trip ke Jepang sejenak terlupakan dengan hal lain seputar pekerjaan dan kehidupan (tsaaah...!). Mendekati sebulan dari tanggal keberangkatan, saya diingatkan oleh istri untuk urus visa. Oh iya, sebelumnya saya urus penggantian paspor terlebih dahulu karena yang lama sudah habis di bulan Juni 2017.

.: Syarat Dokumen :.

Tahap pertama adalah browsing di internet dan melihat website informasi Kedutaan Jepang untuk kelengkapan dokumen Visa. Ada beberapa jenis Visa yang dapat diajukan. Karena keperluan saya adalah untuk wisata pribadi, jadi saya memilih yang "Visa Kunjungan Sementara untuk Kunjungan Wisata dengan Biaya Sendiri".

Sebelum saya membahas mengenai dokumen persyaratan, ada beberapa hal yang diketahui oleh para calon wisatawan terkait pengurusan Visa ini, sebagai berikut:

1. Permohonan visa hanya akan diproses di Konsulat yang sesuai dengan wilayah yurisdiksi masing-masing. (klik di sini untuk melihat wilayah yurisdiksi). Pastikan teman-teman mengetahui kantor Kedutaan yang harus dikunjungi sesuai dengan lokasi KTP asal. Contoh: Jika KTP Palembang, maka Visa diproses di Jakarta, sedangkan KTP Riau, diprosesnya di Medan.
2. Pengurusan bisa dilakukan melalui agen wisata ataupun sendiri. Jika diurus sendiri, siapkan 2 hari untuk pengajuan dan pengambilan. Jeda waktunya minimal 3 hari setelah diajukan, Visa sudah bisa diambil.
3. Siapkan dokumen selengkap-lengkapnya. Jika ada dokumen yang kurang, maka proses pengajuan Visa bisa ditunda. Sayang kan, kalau harus nambah waktu lagi untuk balik ke kantor Kedutaan,

Dokumen yang diperlukan sebagai berikut, sebagaimana informasi di website Kedutaan per Maret 2017:

1. Paspor.
2. Formulir permohonan visa dan Pasfoto terbaru (ukuran 4,5 X 4,5 cm, diambil 6 bulan terakhir dan tanpa latar, bukan hasil editing, dan jelas/tidak buram)
3. Foto kopi KTP (Surat Keterangan Domisili)..kertas fotocopy jangan dipotong..!! 
4. Fotokopi Kartu Mahasiswa atau Surat Keterangan Belajar (hanya bila masih mahasiswa)
5. Bukti pemesanan tiket (dokumen yang dapat membuktikan tanggal masuk-keluar Jepang)
6. Jadwal Perjalanan (semua kegiatan sejak masuk hingga keluar Jepang)
7. Fotokopi dokumen yang bisa menunjukkan hubungan dengan pemohon, seperti kartu keluarga, akta lahir, dlsb. (Bila pemohon lebih dari satu)
8. Dokumen yang berkenaan dengan biaya perjalanan:

Untuk poin ke-8, pemohon bisa melampirkan surat keterangan pekerjaan sebagai pengganti bukti keuangan apabila memenuhi kriteria berikut:

1. Karyawan perusahaan yang terdaftar di Bursa Saham Indonesia.
2. Karyawan BUMN.
3. Karyawan dari perusahaan yang menjalin kerja sama dengan perusahaan di Jepang.
4. Karyawan dari perusahaan joint venture Indonesia - Jepang, atau anak perusahaan Jepang, atau cabang dari perusahaan Jepang.
5. Karyawan dari instansi pemerintah.
6. Pemohon adalah budayawan/ seniman yang sudah go-international; atlit yang sudah diakui ; dekan, profesor, asisten profesor dari universitas; pimpinan museum, atau lembaga penelitian pemerintah maupun swasta.

Setelah dokumen tersebut lengkap, maka saya pun memutuskan untuk mengurus sendiri Visa tersebut. Dengan bekal browsing di internet, sepertinya proses pengajuannya cukup mudah. Cukup siapkan mental dan fisik untuk ikut antri dan uang sebesar Rp 330.000 per orang. 

Biaya ini dberikan pada saat Visa diambil dan bukan saat mengajukan di awal. Jadi, bayar setelah selesai. Oh iya, biaya ini karena saya menggunakan paspor biasa dan bukan e-passport. Karena sedari awal, saya memang memutuskan untuk menggunakan paspor biasa.

.: Hari-H :.

Pada hari-H, saya sudah minta ijin ke Bos untuk tidak masuk datang agak siang. Saya berangkat menggunakan mobil dan parkir di Plaza Indonesia basement 2. Disana ternyata cukup ramai karena banyak yang parkir kendaraan juga di pagi hari itu. Dengan menggunakan akses lift melalui hotel Hyatt saya pun menuju ke Kedutaan Jepang.

Tidak disangka, walaupun jam masih menunjukkan jam 7.30, ternyata antrian sudah mengular di area parkiran motor Kedutaan. Saya perkirakan, saya adalah orang ke-60 an yang mengantri.

Menurut informasi, loket masuk gedung akan dibuka pada jam 8.00. Ternyata, antrian baru mulai masuk jam 8.30. Entah kenapa pagi itu matahari sepertinya lagi happy sehingga saya sampai kepanasan antri di bawah sinar terik.

Pas di depan gerbang, istri saya baru melihat ada tulisan bahwa KTP agar difotokopi ukuran A4 alias tidak dipotong. Mungkin untuk agar lebih praktis saat di-scan oleh petugas. Akhirnya istri pun inisiatif untuk cari fotocopy-an sementara saya tetap mengantri. 

Antrian pun bergerak maju sementara istri masih mencari tempat fotocopy KTP.  Akhirnya saya memutuskan untuk tetap masuk ke dalam tanpa membawa dokumen dengan pertimbangan ambil nomer dulu, kalau nanti istri sudah kembali maka saya bisa ambil dokumennya.

Masuk ke loket pertama,  kita diminta titip KTP dan diberikan nomer. Ternyata bukan nomer antrian.. Karena setelah dari sana,  saya diminta masuk ke ruangan nomer 2 yang isinya adalah body scanner dan keluar dari ruangan ini baru kita diperbolehkan untuk masuk gedung.

Di dalam gedung,  kita masuk ke ruangan antrian. Saya melihat sudah ada sekitar 100 orang di dalam.  Kalau sudah disini,  segeralah cari Mesin Nomer Antrian Kode A.  Jangan sampai salah ya.  Karena mesin A untuk antrian yang mengajukan Visa. Setelah ith barulah cari tempat duduk. Jangan duduk terlebih dahulu sebelum punya nomer antrian A.

Saya dapat antrian nomer 73 dan kebetulan bapak di sebelah saya lagi nunggu bosnya yang belum datang.  Saya usul agar tukeran nomer karena nomer dia 57 dan apabila tidak muncul maka sayang nomernya hangus.  Dia pun bersedia.. Hehe lumayan bisa menghemat sampai setengah jam.

(( to be continued ))